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索引号： JF-zhdas-20130925-0001 发布机构：
生成日期： 2011-12-16 废止日期：
文 号： 主题分类： 规章制度
关键词：
内容概述：

9170在线登录金沙部门档案管理工作制度

 
档案是学院工作的重要组成部分，是维护学院合法权益，反映学院历史真实面貌的依据，是重要的信息资源和宝贵财富，是衡量学院办学管理水平和教育教学质量的重要标志之一。
为规范各系、各部门文件档案资料的收集归档工作，确保档案完整、准确、系统、安全和有效开发利用，强化部门档案工作责任，特制定本制度。
一、落实部门档案工作责任人
各部门落实一名负责人分管档案工作，并指定一名兼职档案材料员(见附件)，主动搜集和归集有价值的档案材料，确保部门档案工作的日常化、及时性、完整性。档案材料员应相对稳定，以保证部门档案工作延续性。
若部门档案工作分管领导和档案材料员变动，要及时报学院综合档案室备案。
二、部门管理管理工作的基本要求
（一）部门要将档案工作纳入年度工作计划，切实解决档案工作中存在的问题和困难。
（二）部门档案材料必须每年一次性移交学院综合档案室。
1. 文书档案在年度终了4个月内（每年4月前）完成移交归档；
2. 教学档案在学年度终了4个月内（每年11月前）完成移交归档；
3. 基建项目档案在项目实体完成后三个月内移交归档，有尾工的在尾工完成后及时归档；
4. 科研档案在科研结题后及时移交归档，时间跨度大，周期长的可按工作阶段归档；
5. 会计档案在计划财务处存放一年后，第二年移交归档。
（三）特殊档案材料的归档期限
部门牵头主办的活动，要在活动结束后15日内，由牵头主办的部门负责收集该活动一套完整的档案材料，包括有关通知、活动方案、领导讲话、过程材料、结果、总结等纸质与声像档案材料，并按照档案的形成规律和立卷类目组好卷，移交学院综合档案室。
参与活动部门，要在活动结束后5日内，主动将参与该活动中形成的档案材料送交牵头主办部门归档。
（四）严格按照上级要求，做到公文制作标准化
公文格式必须符合上级要求。党委发文，必须由党委书记或分管副书记签发；学院行政发文，必须由院长或分管副院长签发。发文审批书所用纸张应与正文纸张大小统一，正文应从发文审批书当页开始书写并连续编制页码，归档时正式文件在前，审批书和底稿在后。不得用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸签发文件，不得用复写套打纸和色带打印文件、资料。
三、档案管理工作纪律与责任
（一）所有外来文件，必须首先送党政办公室登记处理，然后再按规定使用。
文件是档案的前身。院领导、各系、各部门在公务活动中，无论是从上级部门或业务单位领取，还是以信函、传真等其他渠道收到的文件、材料，必须在得到文件材料当日，立即、主动交送学院党政办公室登记处理，再由党政办公室按分管院领导的批示意见，根据文书处理程序复印或转送相关部门办理，确保文件原件由学院办公室登记归档。
要坚决杜绝部门得到外来文件不交学院党政办公室而直接使用、保管的现象。
（二）自本制度发布之日起，凡部门得到外来文件、材料发生缓交、漏交、拒交问题，或部门不能按照本制度的规定及时归集、移交部门工作档案，一经发现，由学院对部门负责人执行纪律处理；若因此发生重要文件、工作档案材料丢失，要追究部门负责人、档案资料员和直接责任人的工作事故责任。
附件：各部门档案管理责任人员一览表
主送：各系、各部门
抄送：学院党政领导班子成员。
9170在线登录金沙党政办公室　2011年12月12日印发
共印45份

 

 
 

 

 

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